De Eisenhower Matrix

De Eisenhower matrix, ook wel bekend als het Eisenhower model of de Eisenhower kwadrant, is een time management tool dat gebaseerd is op een citaat van voormalig legerleider en Amerikaanse president Dwight D. Eisenhower:

“I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.”

Deze uitspraak van Eisenhower heeft geleid tot de Eisenhower Matrix in de huidige vorm, waarbij in het kort het prioriteren van taken, opdrachten en verantwoordelijkheden worden bepaald op basis van de twee factoren belangrijkheid en urgentie. De matrix van Eisenhower is vandaag de dag nog steeds een van de belangrijkste time management tools, omdat het je enerzijds helpt prioriteiten te stellen wat betreft je taken en opdrachten en anderzijds inzicht geeft in je werkzaamheden en hoe deze te plannen. 

De werkwijze van de Eisenhower Matrix

Als time management tool kijkt de Eisenhower matrix naar de twee variabelen 'Belangrijk’ en ‘Urgent’ en zet deze tegen elkaar uit in een matrix (zie matrix boven). Hierdoor ontstaan vier kwadranten bestaande uit: 'belangrijk / urgent', 'belangrijk / niet urgent', 'niet belangrijk / urgent' en 'niet belangrijk / niet urgent'. Het is de bedoeling dat  je de taken of opdrachten toewijst aan een van de vier kwadranten.

Volgens de Eisenhower Matrix theorie moet je taken of opdrachten, die worden toegewezen aan het kwadrant 'belangrijk / urgent', gewoon direct doen. Taken of opdrachten die worden toegewezen aan het kwadrant 'belangrijk / niet urgent' moet je vooral plannen. Deze taken of opdrachten hoef je niet direct te doen, maar je moet er wel voor zorgen dat ze binnen een gestelde tijd gebeuren. De 'urgent / niet belangrijk' taken moet je vooral delegeren en de 'niet belangrijk / niet urgent' taken moet je elimineren of tot nader order uitstellen.

"Urgente zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zijn zelden urgent."     - Dwight D. Eisenhower

De Eisenhower matrix zelf toepassen

Het idee van de Eisenhower Matrix is, dat je alle taken en opdrachten in de matrix plaatst en dat het je een beeld geeft van je werkzaamheden wat betreft de dingen die direct moeten gebeuren, de dingen die je moet plannen en vooral ook de dingen die je niet moet doen. De Eisenhower Matrix geeft als time management tool vooral inzicht in je werkzhaamheden en hoe je deze het beste kunt plannen. 

Pas op urgent!

Een van de grote valkuilen volgens de Eisenhower Matrix theorie is dat de mens zich voornamelijk laat leiden door ‘urgentie’. We hebben de neiging om urgentie te koppelen aan direct doen. Hierdoor zie je in de praktijk dat de mens geneigd is om eerst de ‘belangijk / urgent’ taken op te pakken en vervolgens ‘niet belangrijk en urgent’ taken. Een gevolg hiervan is dat we urgente niet belangrijke taken juist wel doen en te weinig tijd overhouden voor de ‘belangrijk / niet urgent’ taken en deze vervolgens gaan uitstellen. Deze taken zijn immers niet urgent en kunnen dus nog even wachten. Het gevolg hiervan is dat ze vanzelf urgent worden, want op een gegeven moment nadert een deadline waardoor het een soort 'pseudo belangrijk / urgent' taak wordt.

'Belangrijk / niet urgent' taken zijn vaak niet urgent, omdat er tijd voor nodig is en de nodige aandacht en zorgvuldigheid. Het zijn vaak ingewikkeldere taken waar meer bij komt kijken en als je deze urgent maakt dan komt dat niet ten goede aan de kwaliteit. 

De vier kwadranten nader toegelicht

Het eerste kwadrant: Stress- en noodzakelijkheidskwadrant

'Belangrijk / Urgent'

In het eerste kwadrant bevinden zich alle taken die belangrijk en urgent zijn en die je zelf moet doen. Dit eerste kwadrant wordt dan ook wel het stress- en noodzakelijkheidskwadrant genoemd. Zeker als er ook taken bij zijn gekomen die in eerste instantie in het tweede kwadrant hoorden. 'Belangrijk / niet urgent' taken die door tijdverloop of een deadline urgent zijn geworden (zie boven uitleg pseudo urgentie). Deze taken moeten simpelweg gebeuren binnen de gestelde tijd en dan hebben we het over binnen bepaalde uren en niet dagen. Je moet hier denken aan: een offerte die vandaag de deur uit moet, een klant die voor eind van de middag teruggebeld moet worden of de BTW aangifte nog net op tijd doen, want vandaag is de deadline (voorbeeld van 'belangrijk / niet urgent' dat 'belangrijk / urgent' is geworden).

De stelregel is dat ongeveer 10% van je dagelijkse tijd gevuld is met belangrijk urgente werkzaamheden. In de praktijk valt dit soms nog wel eens tegen en ligt het percentage beduidend hoger.

Het tweede kwadrant: Kwaliteitskwadrant

'Belangrijk / Niet Urgent'

In het tweede kwadrant bevinden zich alle taken die niet direct vandaag of morgen gedaan moeten worden en die je kunt inplannen. Het zijn taken die je in alle rust wil doen (dus geen stress) en waarbij je een hoge kwaliteit wil leveren. Het zijn belangrijke taken, die je vooral zorgvuldig wil verrichten. Vandaar dat we hier spreken van het kwaliteitskwadrant. Taken die in dit kwadrant behoren zijn bijvoorbeeld: Jaarplan schrijven, functioneringsgesprekken voeren, een cursus volgen of een artikel schrijven.

De stelregel is dat ongeveer 90% van je dagelijkse tijd gevuld is met belangrijk niet urgente werkzaamheden. In de praktijk valt dit nog wel eens tegen en ligt het percentage lager.

Het derde kwadrant:  Delegatie kwadrant

'Niet Belangrijk / Urgent' 

In het derde kwadrant bevinden zich de taken die weliswaar urgent zijn, maar niet belangrijk voor jou. De taak is weliswaar urgent alleen de vraag is of jij het wel moet doen. Het kan zijn dat het uiteindelijk om iets onzinnigs gaat wat je gewoon niet moet doen. Het kan ook zijn dat je een taak toegespeeld krijgt die op zich belangrijk is, maar waar je niet verantwoordelijk voor bent of niet bij jou hoort te liggen. In dat geval moet gewoon een ander deze taak doen en zul je moeten delegeren. In de praktijk is dit één van de moeilijkste kwadranten, want je moet er niet alleen voor zorgen dat jij deze taak 'niet' doet.. Maar je moet er ook voor zorgen dat een ander deze taak 'wel' doet. Het is immers urgent en zal gedaan moeten worden. Je zult dus je assertiviteit moeten aanspreken en de taak naar iemand anders toe moeten delegeren of de taak teruggeven aan degene die deze aan jou heeft gegeven.

Het vierde kwadrant: Vluchtkwadrant

'Niet Belangrijk / Niet Urgent'

Het vierde kwadrant staat ook wel bekend als het ‘vlucht’ kwadrant. In dit kwadrant bevinden zich werkzaamheden die uiteindelijk niet belangrijk en ook niet urgent zijn. Vaak zijn deze taken leuk, hebben een sociaal karakter of dienen ze als afleiding. Je moet hierbij denken aan het bekijken van een doorgestuurd grappig filmpje, uitgebreid het sportweekend met collega’s doornemen of reageren op privé vragen via mail of whatsapp. Maar ook onnodig meegenomen worden in een e-mail correspondentie van andere collega’s en dan toch meelezen en reageren, valt in dit kwadrant. Het zijn allemaal zaken, die je moet elimineren om tijd vrij te houden voor de urgente en niet urgente belangrijke taken.

Time managment oefenen met de Eisenhower Matrix

De Eisenhower matrix is uitermate geschikt om te gebruiken voor een individuele time management training. Begin met het uitschrijven van al je taken en plaats elke taak in het bijbehorende kwadrant. Geef ook aan hoeveel tijd je ongeveer per taak nodig hebt. Bekijk dan vervolgens wat de verhouding is tussen 'belangrijk / urgent' en 'belangrijk niet urgent' en of je ook voldoet aan de stelregel dat je ongeveer 10% van je tijd bezig bent met 'belangrijk / urgent' en ongeveer 90% met 'belangrijk / niet urgent'. Vervolgens ga je naar de taken in het derde en vierde kwadrant. Bekijk voor jezelf hoeveel tijd je kwijt bent in het derde en vierde kwadrant en realiseer je dat deze tijd ten koste gaat van je belangrijke taken van het eerste en tweede kwadrant. Ga vervolgens de taken van het derde kadrant delegeren en de taken van het vierde kwadrant elimineren. Houd dit een paar weken vol - het liefst een volledige maand - en evalueer na afloop wat het je heeft opgeleverd.

Ik ben erg benieuwd naar het eindresultaat!

Stap 1: schrijf al je taken uit en plaats elke taak in bijbehorend kwadrant. Noteer ook hoeveel tijd je ongeveer per taak nodig hebt.

Stap 2: Check wat de verhouding is tussen 'belangrijk / urgent' en 'belangrijk / niet urgent' en of je voldoet aan de '10%-90%' stelregel.

Stap 3: Ga naar de taken van het derde en vierde kwadrant en bekijk hoeveel tijd je kwijt bent aan deze taken. Deze tijd gaat ten koste van de belangrijke taken van het eerste en tweede kwadrant.

Stap 4: Delegeer de taken van het derde kwadrant en elimineer de taken van het vierde kwadrant.

Stap 5: Houd dit een paar weken vol en evalueer na afloop wat het je heeft opgebracht.