De vier kwadranten nader toegelicht
Het eerste kwadrant: Stress- en noodzakelijkheidskwadrant
'Belangrijk / Urgent'
In het eerste kwadrant bevinden zich alle taken die belangrijk en urgent zijn en die je zelf moet doen. Dit eerste kwadrant wordt dan ook wel het stress- en noodzakelijkheidskwadrant genoemd. Zeker als er ook taken bij zijn gekomen die in eerste instantie in het tweede kwadrant hoorden. 'Belangrijk / niet urgent' taken die door tijdverloop of een deadline urgent zijn geworden (zie boven uitleg pseudo urgentie). Deze taken moeten simpelweg gebeuren binnen de gestelde tijd en dan hebben we het over binnen bepaalde uren en niet dagen. Je moet hier denken aan: een offerte die vandaag de deur uit moet, een klant die voor eind van de middag teruggebeld moet worden of de BTW aangifte nog net op tijd doen, want vandaag is de deadline (voorbeeld van 'belangrijk / niet urgent' dat 'belangrijk / urgent' is geworden).
De stelregel is dat ongeveer 10% van je dagelijkse tijd gevuld is met belangrijk urgente werkzaamheden. In de praktijk valt dit soms nog wel eens tegen en ligt het percentage beduidend hoger.
Het tweede kwadrant: Kwaliteitskwadrant
'Belangrijk / Niet Urgent'
In het tweede kwadrant bevinden zich alle taken die niet direct vandaag of morgen gedaan moeten worden en die je kunt inplannen. Het zijn taken die je in alle rust wil doen (dus geen stress) en waarbij je een hoge kwaliteit wil leveren. Het zijn belangrijke taken, die je vooral zorgvuldig wil verrichten. Vandaar dat we hier spreken van het kwaliteitskwadrant. Taken die in dit kwadrant behoren zijn bijvoorbeeld: Jaarplan schrijven, functioneringsgesprekken voeren, een cursus volgen of een artikel schrijven.
De stelregel is dat ongeveer 90% van je dagelijkse tijd gevuld is met belangrijk niet urgente werkzaamheden. In de praktijk valt dit nog wel eens tegen en ligt het percentage lager.
Het derde kwadrant: Delegatie kwadrant
'Niet Belangrijk / Urgent'
In het derde kwadrant bevinden zich de taken die weliswaar urgent zijn, maar niet belangrijk voor jou. De taak is weliswaar urgent alleen de vraag is of jij het wel moet doen. Het kan zijn dat het uiteindelijk om iets onzinnigs gaat wat je gewoon niet moet doen. Het kan ook zijn dat je een taak toegespeeld krijgt die op zich belangrijk is, maar waar je niet verantwoordelijk voor bent of niet bij jou hoort te liggen. In dat geval moet gewoon een ander deze taak doen en zul je moeten delegeren. In de praktijk is dit één van de moeilijkste kwadranten, want je moet er niet alleen voor zorgen dat jij deze taak 'niet' doet.. Maar je moet er ook voor zorgen dat een ander deze taak 'wel' doet. Het is immers urgent en zal gedaan moeten worden. Je zult dus je assertiviteit moeten aanspreken en de taak naar iemand anders toe moeten delegeren of de taak teruggeven aan degene die deze aan jou heeft gegeven.
Het vierde kwadrant: Vluchtkwadrant
'Niet Belangrijk / Niet Urgent'
Het vierde kwadrant staat ook wel bekend als het ‘vlucht’ kwadrant. In dit kwadrant bevinden zich werkzaamheden die uiteindelijk niet belangrijk en ook niet urgent zijn. Vaak zijn deze taken leuk, hebben een sociaal karakter of dienen ze als afleiding. Je moet hierbij denken aan het bekijken van een doorgestuurd grappig filmpje, uitgebreid het sportweekend met collega’s doornemen of reageren op privé vragen via mail of whatsapp. Maar ook onnodig meegenomen worden in een e-mail correspondentie van andere collega’s en dan toch meelezen en reageren, valt in dit kwadrant. Het zijn allemaal zaken, die je moet elimineren om tijd vrij te houden voor de urgente en niet urgente belangrijke taken.