Getting things done

Getting Things Done

Gepubliceerd op:

plannner

‘Getting things done’ (GTD) is een op actie gebaseerde managementmethode die David Allen in 2001 uitbracht in boekvorm. Het principe is dat je je door het vastleggen van taken geen zorgen meer hoeft te maken over het onthouden ervan. Hierdoor creëer je ruimte voor de daadwerkelijke uitvoering van die taken. Een pro-tip uit zijn theorie is de “twee minuten regel” die stelt dat iedere taak die je binnen twee minuten kunt afronden, meteen moet uitvoeren. GTD in een notendop:

“Get everything out of your head. Make decisions about actions required on stuff when it shows up - not when it blows up. Organize reminders of your projects and the next actions on them in appropriate categories. Keep your system current, complete, and reviewed sufficiently to trust your intuitive choices about what you’re doing (and not doing) at any time.”

De basisprincipes

Verzamel:
Alles wat je moet doen, onthouden of bijhouden verzamel je op één plek. Dit kan in een agenda, een schrift, een harddrive, een cloud, een spraakmemo of een vlog. Waar en hoe, dat maakt eigenlijk niet uit. Zolang je het maar op één plek verzamelt. David Allen noemt deze plek een ‘bucket’ (emmer). Een bucket moet je één keer per week legen zodat hij niet volloopt.

Verwerk:
De gegevens die je in je bucket hebt verzameld ga je nu verwerken volgens een strikte werkwijze. Deze werkwijze is eenvoudig online te vinden, maar het komt erop neer dat je gaat beslissen welke acties gedaan moeten worden ten aanzien van de verzamelde onderwerpen en wan- neer.

Organiseer:
De verzamelde onderwerpen (waaraan acties gekoppeld zijn) ga je nu categoriseren en onderbrengen in lijsten. Deze lijsten hebben op hun beurt weer een bepaalde waarde (een mate van prioriteit), zodat je overzicht creëert in alle taken die je moet of wil uitvoeren. Ook de wensen die je op lange termijn hebt vallen hieronder.

Review:
Neem de tijd om je lijsten (het liefst dagelijks) te bekijken en beoordeel aan de hand van je beschikbare tijd en energie welke taken je gaat uitvoeren. Alle openstaande taken worden minimaal eenmaal per week bekeken en verwerkt. Wanneer je ze niet hebt kunnen uitvoeren, herplaats je de taak.

Doe:
Welk systeem je ook hanteert, de uitvoering en het ‘doen’ is en blijft de sleutel tot succes. Een goed systeem maakt het echter eenvoudiger, makkelijker en leuker om actie te ondernemen.

Getting Things Done is een theorie en een methode dien al een tijdje (succesvol) meegaat. Het blijft echter een theorie die valt en staat met jouw inzet. Wanneer jij alleen maar achterover blijft leunen, krijg je niet gedaan wat je zou willen of moeten doen. Beschouw deze methode als een tool die je kan helpen bij het organiseren en structureren van jouw dagelijkse werkzaamheden. Door een routine te vinden die voor jou werkt en die ervoor zorgt dat je daadwerkelijk in beweging komt, zal je merken dat je productiviteit omhoog schiet. Daarnaast is het fijn en wenselijk om samen te werken met mensen waar je op kunt bouwen. Wees (of word) niet de persoon waarvan iedereen zegt of denkt: “Ja ja, eerst zien en dan geloven”. Dit betekent namelijk dat mensen geen vertrouwen (meer) in je hebben en dat is wel het laatste wat je wilt ervaren als collega of als persoon wat dat betreft.

Doe wat je zegt

Wanneer mensen geen vertrouwen (meer) in je hebben, begeef je je naar mijn idee op gevaarlijk terrein. Want hoe behoud je vertrouwen in jezelf, wanneer je omgeving dit niet (meer) heeft? En wat gebeurt er wanneer je bezwijkt en uiteindelijk ook het vertrouwen in jezelf verliest omdat je structureel verzaakt? Verliezen van vertrouwen in jezelf betekent niet dat je minder zelfvertrouwen hebt of minder zelfverzekerd bent. Het verliezen van vertrouwen in jezelf betekent dat jij jezelf niet meer competent genoeg voelt om te participeren in de huidige context. In de werkende context ervaar je het alsof jij geen nuttige bijdrage meer kunt leveren in de maatschappij.

In de sociale context voelt het alsof je geen nuttige bijdrage meer kunt leveren aan andere mensen zoals vrienden, familie en collega’s. Het algemene gevoel van een bijdrage leveren in de wereld en jezelf nuttig voelen als persoon, valt weg. Dit kan je er vervolgens toe aanzetten om jezelf vragen te stellen als: “wat heb ik als persoon nog toe te voegen?” en “waarom zou ik mijn bed eigenlijk nog uitkomen vandaag?” Geloof me, dat is niet de kant die je op wilt gaan met je leven.

Individuele verschillen

Je persoonlijkheid is zeer bepalend voor hoe je omgaat met dergelijke vraagstukken. Het bepaalt hoe je omgaat met negatieve emoties (Neuroticisme), de mate waarop je Getting Things Done-achtige (GTD) systemen nodig hebt (Contentieusheid) en hoe je gezien wordt door je omge- ving (Extraversie). Daarnaast kan de wetenschap over welke talenten je hebt behulpzaam zijn bij het bepalen over hoe je de taken voorhanden aanvliegt. Iemand die vooral een Doener is en de talenten Prestatiegerichtheid, Focus, Verantwoordelijkheidsbesef en Discipline erg hoog heeft staan, zal een GTD-achtig systeem minder nodig hebben om zijn of haar taken gedaan te krijgen. Inzicht krijgen in jezelf en de mensen met wie je samenwerkt kan zeer nuttig en zelfs bepalend zijn in de mate van ondersteuning die iemand nodig heeft. Wil je meer te weten komen over inzicht krijgen in jezelf en/of je medewerkers, dan willen we je doorverwijzen naar onze artikelen over inzicht krijgen in je medewerkers en professionele ontwikkeling binnen organisaties.

Samenvattend

Er zijn systemen ontwikkeld die kunnen bijdragen aan productiviteit. Getting Things Done is één van deze systeem die zijn success bewezen heeft. Wat betreft het succes van een dergelijk systeem, is het volledig afhan- kelijk van jouw inzet ten aanzien van het gebruikmaken van dat systeem. Daarnaast hangt jouw productiviteit af van jouw persoonlijkheidsprofiel en talenten en of je de juiste dingen doet die voor jou ondersteunend zijn. Om erachter te komen of je de juiste dingen doet, verwijzen wij je door naar eerder benoemde artikelen die hier dieper op ingaan. Mocht je na het lezen van deze artikelen meer willen weten? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. Wij vinden het ontzettend leuk en interessant om te onderzoeken of wij je verder kunnen helpen met jouw vraagstukken.

Ik wil dit graag afsluiten met een kritische noot. Ik vind het vanwege bovengenoemde redenen een belangrijk onderdeel van jouw ontwikkeling dat je leert doen wat je van plan bent te gaan doen. Als je moeite hebt met doen wat je zegt te gaan doen, is het verstandig dat je een manier zoekt die je hierbij kan helpen en ondersteunen. Een werkbaar systeem kan een hoop teleurstellingen en negatieve gevoelens voorkomen en kan zelfs positief bijdragen aan het algemene gevoel van levenskwaliteit.

Mike Meijer

Interesse? Neem contact op met

Mike Meijer

Gerelateerde artikelen

#6 Mike en Andrei in gesprek

In deze aflevering hebben ze het over Gallup. Mike en Andrei hebben het over de training die Andrei recent heeft gevolgd bij Gallup om Certified Strengthsfinder Coach te worden.

Lees meer

#5 Mike en Andrei in gesprek

Een gesprek over historie van de test, de validiteit van de test én de impact van de test op zakelijk vlak én persoonlijk vlak!

Lees meer